国立大学法人名古屋工業大学文書処理規程

 

平成16年4月1日 制定

 

   第1章 総則

 (目的)

第1条 この規程は,国立大学法人名古屋工業大学(以下「法人」という。)及び名古屋工業大学(以下「大学」という。)における事務の処理を適正にし,その円滑な運営を図るため,文書の処理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

 (定義)

第2条 この規程において「文書」とは,その内容が法人又は大学の所掌する事務に係るもので,次の各号に掲げるものをいう。

 一 起案文書

 二 法人又は大学の組織名又は職名をあて名とする接受文書

 三 法人又は大学の組織名又は職名をもって発送する文書

2 この規程において「決裁」とは,それぞれの文書について最終責任者の承認を得ることをいう。

 

   第2章 文書の接受及び配布

 (文書の接受)

第3条 文書は,すべて総務課において接受するものとする。

2 願い,届けその他特に簡易な文書は,主管の課又は室(以下「課等」という。)で直接接受することができる。

 (文書の処理)

第4条 前条第1項の規定によって接受した文書は,親展文書,書留郵便物及び親展電報を除き総務課において直ちに開封し,点検した上,各課等の文書を担当する者(以下「文書担当者」という。)に回付する。

2 各課等の文書担当者は,前項により回付された文書に記号,番号及び受付年月日を記入するとともに,文書管理システムに次の事項を入力するものとする。ただし,簡易な文書と認められるものは,これらの処理を省略することができる。

 一 記号及び番号

 二 受付年月日

 三 発信番号及び発信年月日

 四 発信者

 五 受信者

 六 件名(件名のないものは,適宜件名を付す。)

 七 前各号に掲げるもののほか,当該文書処理上必要な事項

 (文書の記号)

第5条 文書の記号は,次のとおりとする。

 監査室に属するもの             名工大監第  号

 安全管理室に属するもの           名工大安第  号

 国際企画室に属するもの           名工大国第  号

 卒業生連携室に属するもの          名工大卒第  号

 学務課に属するもの             名工大務第  号

 学生生活課に属するもの           名工大学第  号

 入試課に属するもの             名工大入第  号

研究支援課に属するもの           名工大研第  号

 学術情報課に属するもの           名工大情第  号

 総務課に属するもの             名工大総第  号

 企画広報課に属するもの           名工大企第  号

 人事課に属するもの             名工大人第  号

 財務課に属するもの             名工大財第  号

 経理課に属するもの             名工大経第  号

 施設企画課に属するもの           名工大施第  号

 (文書の番号

第6条 文書の番号は,毎年4月1日をもって更新するものとする。

 (親展文書,書留郵便物,電報等)

第7条 親展文書,書留郵便物及び電報の処理は,次の各号の定めるところによる。ただし,親展文書,書留郵便物及び親展電報で名あて人が不在等のため,事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合には,総務課長が開封し,点検することができる。

 一 親展文書は,封かんのまま,別に定める特殊郵便物受付簿に所要事項を記入の上,名あて人に配布するものとする。

 二 書留郵便物は,特殊郵便物受付簿に所要事項を記入の上,名あて人又は当該課等の文書担当者に配布するものとする。

 三 電報は,略号使用のものは訳文を付し,特殊郵便物受付簿に所要事項を記入の上,名あて人又は当該課等の文書担当者に配布するものとする。

 

   第3章 起案,供閲及び合議の要領

 (起案の原則)

第8条 起案文書は,原則として1案件について1起案文書とする。

2 起案文書は,特に定めのあるもののほか,別に定める原議書を用いるものとする。

 (起案文書の作成)

第9条 起案文書は,左横書きとする。ただし,特に縦書きの必要があるものについては,この限りではない。

2 起案文書を訂正したときは,その箇所に押印しなければならない。

3 起案文書には,必要に応じ,関係資料を添付しなければならない。

4 起案文書のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書きの起案文書は右とじとし,縦書きの関係資料が添付されているものは右とじとすることができる。

 (起案文書の区分)

第10条 起案文書には,件名の後ろに括弧書きして当該文書の内容を区分する簡単な語句を明示しなければならない。

2 前項に規定する文書の区分の例示は,次のとおりとする。

 通知 所掌事務に関して必要な事項を伝達するための文書

 依頼 依頼のための文書

 照会 照会のための文書

 回答 依頼,照会又は協議に対する回答のための文書

 制定 規則,規程,細則等の制定のための文書

 報告 法令その他に基づいて,官庁その他に報告するための文書

 供閲 供閲のための文書

 申請 関係官公庁に対し許可,認可,承認,裁決その他の行為を求めるために提出するための文書

 上申 人事の上申のための文書

 協議 関係官公庁等に対する協議のための文書

 証明 学長名又は大学名等による事実の証明のための文書

 事務連絡 単なる事務的な連絡文書

 (供閲)

第11条 供閲文書は,原則として原議書を用い,関係者の閲覧に供するものとする。

2 供閲文書のうち,処理,希望,意見等の必要なものについては,その部局においてこれらに対する措置,意見等を付さなければならない。

3 起案文書であらかじめ上司の指示を受ける必要があるか,又は事前に関係者の閲覧に供することが必要と認められるものについては,起案をせずに適宜な方法により関係者の閲覧に供するものとする。

 (合議)

第12条 起案文書の内容が他の課等に関係があるときは,起案課等において原議書の合議欄に合議しようとする課等における職名を記入し,当該課等の文書担当者に送付しなければならない。

2 前項の場合において,事前に関係課等と協議し,意見の調整ができたとき,又は決裁を受けたのち,その内容を関係課等に連絡することをもって足りるときは,合議を省略することができる。ただし,合議を省略するときは,原議書に,事前の協議等について記入するものとする。

3 第1項の規定によって文書の送付を受けた課等は,速やかに当該課等内における合議文書の回議を終え,遅滞なく起案課等に返付しなければならない。ただし,合議欄にさらに他の課等について記入があるときは,当該課等の文書担当者に送付するものとする。

 (合議文書の訂正)

第13条 合議を受けた課等において文書の訂正を要すると認めるときは,起案課等と協議しなければならない。

2 前項の協議によって合議文書を訂正した者は,訂正箇所に押印しなければならない。

3 起案課等は,合議の結果,起案文書の内容に重要な変更があったとき,又は起案文書が廃案となったときは,合議先にその旨を通知しなければならない。

 (至急文書の処理)

第14条 至急文書は,原議書の右上辺に赤紙の付せんをし,他の文書に優先して処理しなければならない。

2 至急文書のうち特に緊急を要するものは,起案者の持回りによって処理するものとする。

 

   第4章 文書の決裁

 (決裁の原則)

第15条 起案文書は,特に定めるもののほか,名義者の決裁を受けるものとする。

2 接受文書を供閲文書として起案するときは,特に定めるもののほか受信者の決裁を受けるものとする。

3 文書の決裁事項,名義者及び決裁者については,別表第1に定めるとおりとする。

 (代理決裁)

第16条 決裁を行う者が不在の場合又は緊急を要する場合は,別表第2によって代理決裁することができる。ただし,事後に承認を求めなければならない。

 (専決)

第17条 文書の処理上必要と思われる決裁事項については,第15条第3項の規定にかかわらず,別表第3に掲げる専決者がこれを専決することができる。

2 専決に当たっては,必要に応じて上司と十分な協議を行うものとする。

 

   第5章 文書の発送

 (発送文書)

第18条 決裁が終わった文書で発送を要するものは,直ちに起案課等において,原議書及び文書管理システムに所要事項を記入又は入力しなければならない。

 (発送文書の日付)

第19条 発送文書の日付は,決裁の日とする。ただし,特別の場合は,発送文書の日付を決裁の日と異にすることができる。

 (公印の使用)

第20条 公印の使用は,別に定める国立大学法人名古屋工業大学公印規程(平成16年4月1日制定)による。

 (発送)

第21条 郵送による発送文書は,起案課等において,別に定める郵便物発送簿に所要事項を記入の上,原議書に添えて総務課に提出するものとする。

2 総務課は,文書の発送手続きが終わったときは,原議書に発送年月日を記入し,起案課等に返付するものとする。

第22条 使送による発送文書は,前条に準じて処理するものとする。

 

   第6章 秘扱文書の取扱い

 (秘密の保持)

第23条 秘扱文書の浄書,照合及び保管に当たっては,その秘密の洩れないように努めなければならない。

 (秘扱文書の種類)

第24条 秘扱文書は,次の2種に区分するものとする。

 一 秘 関係者以外には知らせてはならないもの

 二 部外秘 前号以外の秘扱文書で通常部内の使用のみにとどめるもの

 (秘扱文書の取扱責任者)

第25条 秘扱文書の取扱責任者は,主管課等の課長又は室長(以下「課長等」という。)とする。

 (秘扱文書の回議)

第26条 秘扱文書を回議しようとするときは,その旨を表示し,課長等又は課長等の指名する者が,封筒に入れて持回りしなければならない。

 (秘扱文書の発送)

第27条 秘扱文書の発送は,他の文書と一括発送を行わないものとする。

 

   第7章 雑則

第28条 この規程の運用に関して疑義のあるときは,総務課長が決定する。

   附 則

 この規程は,平成16年4月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成17年4月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成18年4月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成19年4月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成21年5月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成21年8月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成22年4月1日から施行する。

   附 則

 この規程は,平成23年1月27日から施行し,改正後の国立大学法人名古屋工業大学文書処理規程の規定は,平成22年8月1日から適用する。

   附 則

 この規程は,平成23年4月1日から施行する。

   附 則(平成24年7月26日規程第7号)

 この規程は,平成24年8月1日から施行する。

附 則(平成25年3月25日規程第26号)

 この規程は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26325日規程第27号)

 この規程は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成261126日規程第17号)

 この規程は,平成2612月1日から施行する。

附 則(平成29年3月14日規程第24号)

 この規程は,平成29年4月1日から施行する。


別表第1(第15条関係)

事項

名義者

決裁者

1 法令等に基づく主管官公庁への協議,申請及び報告等

2 規則その他の規程,重要な指令,告示,声明等

3 大学の重要な会議,儀式,行事等に関するもの

4 学科,講座,大学院その他これに準ずるものの設置,改廃等に関するもの

5 大学の人事に関するもののうち重要なもの

6 教育研究に関するもののうち,大学の運営方針その他特に重要なもの

7 予算に関するもののうち,概算要求,予算配分の方針その他特に重要なもの

8 文部科学事務次官通知その他主管官公庁からの重要な通知類を学内に移達するもの

9 学生の厚生補導に関するもののうち,特に重要なもの

10 役員会,経営協議会,教育研究評議会,教授会その他大学の運営に関する重要な会議の招集通知

11 前各号に掲げるもののほか学長名又は大学名を使用することが適当と認められるもの

12 その他事務局長が特に必要と認めたもの

学長又は大学

学長

13 共済組合に関し,支部長名をもって発する文書のうち,重要なもの

支部長

(学長)

支部長

(学長)

14 事務局長名をもってする対外文書のうち,特に重要なもの

15 所掌事務に属する内規,訓令等

事務局長

学長

16 起案文書のうち重要なもの

17 予算に関するもののうち施行上重要なもの

18 事務局の所掌事務のうち重要なもの

19 事務局の2以上の課の所掌事務にわたるもの

20 その他事務局長名をもってすべきもの

事務局長

事務局長

21 事務局次長名をもってする学内移達,照会及び回答のうち重要なもの

22 その他事務局次長名をもってするもののうち重要なもの

事務局次長

事務局長

23 照会文書に対する回答

照会文書の発信者に相当する者

照会文書の発信者に相当する者


別表第2(第16条関係)

決裁者

代理決裁者

 

学長

 

事務局長

 

事務局次長

 

課長

 

事務局長

 

事務局次長

 

主管課長

 

関係副課長(副課長を置かない課にあっては課長が指名する者)

 

 


別表第3(第17条関係)

課等別

事項

名義者

専決者

課等共通

1 法令等に基づく主管官公庁への協議,申請,調査,報告等の定型的なもの,又は軽易なもの

2 法令等に基づく主管官公庁への通知等の定型的なもの,又は軽易なもの

3 大学名義の刊行物の編集及び発行に関するもの

4 学長名又は大学名をもってする証明等のうち軽易なもの

5 学内への照会及び回答のうち軽易なもの

 

6 統計,調査,報告に関するもののうち名義者が指定したもの

7 統計,調査,申請,報告に関するもののうち軽易なもの

学長又は大学

事務局長

 

学長又は大学

事務局長

 

大学

 

学長又は大学

 

学長

事務局長

事務局次長

学長

 

課長等

 

 

 

 

 

学務課及び学生生活課関係

1 厚生補導の諸会議等に関するもの

2 在学生,卒業者及び修了者等の諸証明に関するもの

3 学生の学外実習等に関するもの

4 授業時間割編成に関するもの

5 学生の願出に基づく学籍の異動に関するもの

6 学生の課外活動に関するもの

7 学生の就職に関するもの

8 学生の奨学金に関するもの

9 入学料免除に関するもの

10 授業料の減免猶予に関するもの

11 学生の健康診断及び健康相談に関するもの

12 学生交流制度に関するもの

13 国費外国人留学生に関するもの

14 日本国際教育支援協会に関するもの

15 在留資格認定証明書交付申請に関するもの

学長

 

 

 

 

 

主管課長

 

 

学務課長

 

学生生活課長

 

 

研究支援課関係

1 研究員,研修員に関するもの(受入れ承認に関するものを除く。)

2 奨学寄附金の受入に関するもの

3 助成団体への申請に関するもの

4 科学研究費補助金に関するもの

5 特許の申請に関するもの

6 受託研究,受託試験に関するもの

7 共同利用機関,他大学との共同研究の申請に関するもの

8 共同研究に関するもの(受入れ承認に関するものを除く。)

学長

 

 

 

 

 

研究支援課長

 

 

 

 

学術情報課関係

1 図書館の開館時間の変更に関するもの

2 図書館の休館日の変更に関するもの

3 文献複写料金の徴収猶予に関するもの

学長

 

 

学術情報課長

 

 

総務課,企画広報課及び人事課関係

1 指定統計その他調査統計に関する学外への回答に関するもの

2 指定統計その他調査統計に関する学内の照会に関するもの

3 非常勤講師(手当額の基準に関するものを除く。)に関するもの

4 非常勤職員の任免に関するもの

5 俸給(昇給を除く。)の決定に関するもの

6 特別昇給(教員を除く。)の決定に関するもの

7 普通昇給の決定に関するもの

8 俸給以外の給与(勤勉手当を除く。)の決定に関するもの

9 非常勤職員(講師を除く。)の給与に関するもの

10 職員の休暇の承認,週休日の振替及び休日の代休日の指定に関するもの

@ 事務局次長及び課長に関するもの

 A 領域の職員に関するもの

 B 事務局の職員(@の職員を除く。)に関するもの

 C 技術部の職員に関するもの

11 共済組合の短期給付の決定に関するもの

 

12 共済組合の長期給付の請求に関するもの

13 福祉事業の運営に関するもの

14 掛金及び負担金に関するもの

15 組合員の資格の得喪その他組合員に関するもの

16 被扶養者の認定に関するもの

17 国家公務員共済組合法第48条第1項に規定する損害賠償の請求権の行使に関するもの

18 共済年金の進達に関するもの

19 退職手当の決定に関するもの

20 人事記録に関するもの

21 前歴照会及び履歴の証明に関するもの

22 教員の勤務時間の割振り等に関するもの

23 妊娠中の職員の通勤緩和及び検診の承認に関するもの

24 出産後1年以内の職員の検診の承認に関するもの

25 育児休業及び介護休業に関するもの

26 職員(教員を除く。)の研修の実施に関するもの

27 職員の健康診断の実施に関するもの

28 職員のレクリエーションの計画及び実施に関するもの

29 人事関係の統計報告及び実態調査に関するもの

学長

 

事務局長

 

大学

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

支部長

(学長)

 

 

 

 

 

学長

 

 

 

 

 

 

 

 

主管課長

 

 

人事課長

 

事務局長

 

 

人事課長

 

 

 

 

 

事務局長

 

領域長

主管課長

 

技術部長

出納役

(事務局次長(管理担当)

 

人事課長

 

 

出納主任

(人事課長)

 

人事課長

 

領域長

 

人事課長

 

 

 

 

 

 

財務課,経理課及び施設企画課関係

1 予算関係の照会及び回答に関するもの

2 物品の取得及び処分並びに重要物品に関するもの

3 寄附金,補助金等の経理に関するもの

4 資産の管理その他財産に関するもの

5 予算関係の照会及び回答に関するもののうち軽易なもの

6 学内物品検査の実施に関するもの

7 内部会計実地監査の実施に関するもの

8 出納員の帳簿金庫検査員の任命に関するもの

9 資産の監守計画及び監守区域の変更等に関するもの

10 資産の一時使用に関するもの

11 宿舎の管理に関するもの

12 資産の取得及び処分のうち主管官庁へ協議を要しないもの

13 仕様策定委員会委員及び機種選定委員会委員の委嘱に関するもの

14 機種選定員の委嘱に関するもの

15 職員の所得税,市町村民税,保険料等の支払に関するもの

16 予算関係(施設整備事業)に関するもののうち軽易なもの

17 施設実態調査に関するもの

18 設計調査依頼に関するもの

19 工事着工竣工届けに関するもの

20 工事計画通知書に関するもの

21 施設の運用に関するもの

22 電話の設置に関するもののうち軽易なもの

23 防火管理に関するもののうち軽易なもの

学長

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

事務局長

 

事務局次長(管理担当)

 

 

 

財務課長

 

 

 

 

 

 

経理課長

 

 

施設企画課長