国立大学法人名古屋工業大学法人文書管理規則

 

平成23年3月25日 制定

 

第1章 総則

 (目的)

第1条 この規則は,公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき,国立大学法人名古屋工業大学(以下「法人」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

 (定義)

第2条 この規則における用語の定義は,次のとおりとする。

 一 法人文書 法人の職員(教員,事務職員,技術職員,派遣職員その他名称の如何を問わず法人において勤務する者をいう。以下同じ。)が職務上作成し,又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって,法人の職員が組織的に用いるものとして,法人が保有しているものをいう。ただし,法第2条第5項各号に掲げるものを除く。

 二 教育・研究関係文書 前号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。

三 法人文書ファイル等 法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう,相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。

四 法人文書ファイル管理簿 法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために,法人文書ファイル等の分類,名称,保存期間,保存期間の満了する日,保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

五 室等 名古屋工業大学事務組織規程(平成16年4月1日制定)第2条に定める室及び第3条に定める事務局の各課並びに技術部をいう。

第2章 管理体制

 (総括文書管理者)

第3条 法人に総括文書管理者1名を置く。

2 総括文書管理者は,理事・事務局長をもって充てる。

3 総括文書管理者は,次に掲げる事務を行うものとする。

一 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

二 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

三 法人文書の管理に関する研修の実施

 四 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置

 五 この規則の施行に関し必要な細則の整備

 六 その他法人文書の管理に関する事務の総括

(副総括文書管理者)

第3条の2 法人に副総括文書管理者1名を置く。

2 副総括文書管理者は,事務局次長(管理担当)をもって充てる。

3 副総括文書管理者は,前条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

 (文書管理者等)

第4条 文書管理者は,室等の長(総合戦略室にあっては室長が指名する職員,技術部にあっては技術部次長)をもって充て,当該室等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。

2 文書管理者は,その管理する法人文書について,次に掲げる事務を行うものとする。

一 保存

二 保存期間が満了したときの措置の設定

三 法人文書ファイル管理簿への記載

四 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等

 五 管理状況の点検等

 六 法人文書の作成,標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

3 文書管理担当者は,文書管理者が指名した者とする。

4 文書管理担当者は,文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

 (監査責任者)

第5条 法人に監査責任者1名を置く。

2 監査責任者は,監事をもって充てる。

3 監査責任者は,法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

 (職員の責務)

第6条 職員は,法の趣旨にのっとり,関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い,法人文書を適正に管理しなければならない。

(教育・研究関係文書の管理)

第6条の2 前条に定めるほか,教育・研究関係文書については,総括文書管理者の総括のもとに,この規則に定める法人文書の管理に準じて当該教員又は教員組織が適正に管理するものとする。

   第3章 作成

 (文書主義の原則)

第7条 職員は,文書管理者の指示に従い,法第11条の規定に基づき,法第1条の目的の達成に資するため,法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書を作成しなければならない。

 (別表第1の業務に係る文書作成)

第8条 別表第1に掲げられた業務については,当該業務の経緯に応じ,同表の法人文書の類型を参酌して,文書を作成するものとする。

 (適切・効率的な文書作成)

第9条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式,資料等の情報については,電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

   第4章 整理

 (職員の整理義務)

第10条 職員は,第11条及び第12条に従い,次に掲げる整理を行わなければならない。

一 作成又は取得した法人文書について分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。 

 二 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。

三 前号の法人文書ファイルについて分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

 (分類・名称)

第11条 法人文書ファイル等は,法人の事務及び事業の性質,内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類し,分かりやすい名称を付さなければならない。

 (保存期間)

第12条 文書管理者は,別表第2に基づき,標準文書保存期間基準を定めなければならない。

2 第10条第1号の保存期間の設定については,標準文書保存期間基準に従い,行うものとする。

3 標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては,法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては,1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第10条第1号の保存期間の起算日は,法人文書を作成し,又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。

5 第10条第3号の保存期間は,法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

6 第10条第3号の保存期間の起算日は,法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算して第2項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。

7 第4項及び第6項の規定は,文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては,適用しない。

   第5章 保存

(保存)

第13条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間,適切に保存しなければならない。ただし,他の文書管理者等に引き継いだ場合は,この限りでない。

   第6章 法人文書ファイル管理簿

 (法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)

第14条 総括文書管理者は,法人の法人文書ファイル管理簿(別記様式)について,公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき,磁気ディスクをもって調製するものとする。

2 法人文書ファイル管理簿は,あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに,インターネットで公表しなければならない。

3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め,又は変更した場合には,当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

 (法人文書ファイル管理簿への記載)

第15条 文書管理者は,少なくとも毎年度1回,管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について,施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

2 前項の記載に当たっては,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には,当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,独立行政法人国立公文書館に移管し,又は廃棄した場合は,当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに,その名称,移管日又は廃棄日等について,総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

   第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長

 (保存期間が満了したときの措置)

第16条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,別表第2に基づき,保存期間の満了前のできる限り早い時期に,保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 第15条第1項の法人文書ファイル等については,総括文書管理者の同意を得た上で,法人文書ファイル管理簿への記載により,前項の措置を定めるものとする。

3 総括文書管理者は,前項の同意に当たっては,必要に応じ,独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

 (移管又は廃棄)

第17条 文書管理者は,総括文書管理者の指示に従い,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,前条第1項の規定による定めに基づき,独立行政法人国立公文書館に移管し,又は廃棄しなければならない。

2 文書管理者は,前項の規定により移管する法人文書ファイル等に,法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には,総括文書管理者の同意を得た上で,独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

 (保存期間の延長)

第18条 文書管理者は,次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は,当該法人文書ファイル等の区分に応じ,それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間,当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において,一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間,保存しなければならない。

 一 現に監査,検査等の対象になっているもの当該監査,検査等が終了するまでの間

 二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

 三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

 四 開示請求があったもの 法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

2 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,その職務の遂行上必要があると認めるときには,総括文書管理者の承認を得て,その必要な限度において,一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

3 文書管理者は,前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は,延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。

   第8章 点検・監査及び管理状況の報告等

 (点検・監査)

第19条 文書管理者は,自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,点検を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

2 監査責任者は,法人文書の管理状況について,監査を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。 

3 総括文書管理者は,点検又は監査の結果等を踏まえ,法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

 (紛失等への対応)

第20条 文書管理者は,法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は,直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

2 総括文書管理者は,前項の報告を受けたときは,速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

 (管理状況の報告等)

第21条 総括文書管理者は,法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について,毎年度,内閣府に報告するものとする。

第9章 研修

 (研修の実施)

第22条 総括文書管理者は,職員に対し,法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ,又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

 (研修への参加)

第23条 文書管理者は,総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

   第10章 補則

 (雑則)

第24条 この規則に定めるもののほか,法人文書の管理に関し必要な事項は,総括文書管理者が定める。

 

   附 則

1 この規則は,平成23年4月1日から施行する。 

2 国立大学法人名古屋工業大学法人文書管理規程(平成16年4月1日制定。以下「旧規程」という。)は,廃止する。

3 この規則施行の際現にある旧規程第10条の規定により調製された法人文書ファイル管理簿(以下「旧管理簿」という。)は,この規則により調製された法人文書ファイル管理簿とみなす。

4 前項の場合において,旧管理簿に記載されている事項であって施行令第15条第1項各号に掲げる事項に相当するものは,第15条の規定により記載されたものとみなす。

   附 則(平成24年7月26日規則第7号)

 この規則は,平成24年8月1日から施行する。

附 則(平成25年3月25日規則第23号)

この規則は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26325日規則第18号)

この規則は,平成26年4月1日から施行する。


別表第1第8条関係)

 

業務区分に応じた法人文書の類型

 

事 項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の

類型

具体例

国立大学法人名古屋工業大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯

設立又は改廃及びその経緯

組織の存立に関する重要な経緯

設立又は改廃に係る登記、財産的基礎に関する文書

・登記書

・国有財産台帳

・資本金台帳

・庁舎図面

・承継計画書

規程の制定又は改廃及びその経緯

⑴立案の検討

イ 立案基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する会議等文書

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・答申等

⑵関係機関への協議

関係機関協議文書

・協議案

・関係機関からの質問・意見

・関係機関への回答

⑶文部科学大臣の同意

文部科学大臣の同意を求めるための決裁文書及び提出された文書

・利用等規則案

・理由、新旧対照条文、参照条文

・同意書

⑷制定又は改廃

制定又は改廃のための決裁文書

・規程案、細則案

・利用等規則案、寄贈寄託文書受入要綱案

・法人文書管理規則案

・理由、新旧対照条文、参照条文

⑸文部科学大臣への届出

文部科学大臣への届出に関する文書

・届出書

⑹公表

公表に関する文書

・公表書

法令の規定に基づく文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等及びその経緯

独立行政法人通則法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他の経緯

イ 立案基礎文書

・中期目標

・業務方針

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 評価委員会に意見聴取のための資料として提出された文書、評価委員会における議事が記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・意見

 

ニ 認可、承認の求め、届出等を行うための決裁文書及び提出された文書

・業務方法書案

・中期計画案

・年度計画案

・届出案

・報告案

ホ 公表に関する文書

・公表書

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるもの除く。)

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯

 

 

イ 立案基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 役員会、経営協議会及び教育研究評議会に検討のため資料として提出された文書

 

・配付資料

 

ニ 決定又は了解の内容が記録された文書

・議事概要・要旨

・決定・了解文書

運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事項

3の項に掲げるものを除く。)

運営費交付金等の要求に関する重要な経緯

運営費交付金、施設費の要求に関する文書

・執行状況調査

・要求書

会計検査に関する重要な経緯

イ 会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類

・計算書

・証拠書類

(※会計検査院保有のものを除く。)

ロ 会計検査院の検査を受け結果に関する文書

・意見又は処置要求

(※会計検査院保有のものを除く。)

国立大学法人名古屋工業大学の教職員の人事に関する決定又はその経緯

教職員の人事に関する事項(1の項から5の項までに掲げるものを除く。)

⑴教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯

イ 計画の立案に関する調査研究文書

・外国・自治体・民間企業の状況調査

・関係団体・関係者のヒアリング

ロ 計画を制定又は改廃するための決裁文書

・計画案

ハ 職員の研修の実施状況が記録された文書

・実績

⑵教職員の兼業の許可に関する重要な経緯

職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書

・申請書

・承認書

⑶退職手当の支給に関する重要な経緯

退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書

・調書

国立大学法人名古屋工業大学の教育に関する決定又はその経緯

学生募集に関する事項

学生募集の企画の検討その他の経緯

イ 立案基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・広報資料

・実績報告書

 

 

 

入学者選抜に関する事項

入学者選抜関する事務の実施その他の経緯

イ 立案基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

・実績報告書

入学手続に関する事項

入学手続に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

・実績報告書

10

教務に関する事項

教務に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案・処分等に関する基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案・処分等の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

 

ホ 実施の結果が記録された文書

・学籍関係文書

・卒業・修了証書発行台帳

・学位授与関係文書

11

学生支援に関する事項

学生支援に関する事務の実施その他の経緯

イ 立案・管理に関する基礎文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

ロ 立案・管理に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 立案・管理に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・仕様書

国立大学法人名古屋工業大学の学術研究に関する決定及びその経緯

12

学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く)

(1)個別の研究事業の実施その他の重要な経緯

イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書

・調査・検討資料

・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書

ロ 立案・申請に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・採択通知

・事業成果報告書

(2)機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯

イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書

・業務方針

・業務計画

・学長指示

・調査・検討資料

・関係団体・関係者との調整に関す

る文書

ロ 立案・申請に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書

・採択通知

・事業成果報告書

(3)学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案に関する基礎文書・調査研究文書

・業務方針・計画

・学長指示

ロ 立案に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・国有特許・国際特許申請書類

・省庁等ヒアリング

・各種承認申請書類

13

学術研究関係資料に関する文書

学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案・基準・管理に関する基礎文書

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 立案・基準・管理に関する調査研究文書

・調査・検討資料

・海外機関・関係者との調整に関する文書

ハ 立案・基準・管理に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・相互利用

・除籍、購入、寄贈及び交換

学術研究関係資料の内容が記録された文書

・蔵書目録

・利用統計

・蔵書統計

国立大学法人名古屋工業大学と地域社会との連携、国際交流に関する事項

14

国際交流に関する事項

国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯

イ 立案に関する基礎文書

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 立案に関する調査研究文   

 書

・調査・検討資料

・海外機関・関係者との調整に関する文書

ハ 立案に関する役員会、経

営協議会及び教育研究評議

会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決

裁文書その他実施の過程が

記録された文書

・交流協定書

15

地域社会との連携に関する事項

地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯

イ 企画・立案に関する基礎文書

・業務方針・業務計画

・学長指示

ロ 企画・立案に関する調査

研究文書

・調査・検討資料

・自治体・関係者との会議等調整に

関する文書

ハ 企画・立案に関する役員

会、経営協議会及び教育研

究評議会等文書

・開催経緯

・議事概要・要旨

・配付資料

ニ 企画を実施するための決

裁文書その他実施の過程が

記録された文書

・企画書

・実施報告書

個人の権利義務の得喪及びその経緯

16

個人の権利義務の得喪及びその経緯

⑴行政手続法第5条第1項ロの審査基準、第12条第1項の処分基準、同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯

イ 立案の検討に関する会議等文書

・開催経緯

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言

ロ 立案の検討に関する調査研究文書

・外国・自治体・民間企業の状況調査

・関係団体・関係者のヒアリング

ハ 行政手続法第5条第1項の審査基準、第12条第1項の処分基準を定めるための決裁文書

・審査基準案・処分基準案

ニ 行政手続法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書

・標準処理期間案

⑵許認可等に関する重要な経緯

許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書(十一の項)

・審査案

・理由

⑶不利益処分に関する重要な経緯

不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

・処分案

・理由

⑷異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯

イ 異議申立書又は口頭による異議申立てにおける陳述の内容を録取した文書

・異議申立書

・録取書

 

ロ 会議等文書

・諮問

・議事概要・議事録

・配付資料

・答申、建議、意見

ハ 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

・弁明書

・反論書

・意見書

ニ 裁決書又は決定書

・裁決・決定書

⑸国立大学法人名古屋工業大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯

イ 訴訟の提起に関する文書

・訴状

・期日呼出状

ロ 訴訟における主張又は立証に関する文書

・答弁書

・準備書面

・各種申立書

・口頭弁論

・証人等調書

・書証

ハ 判決書又は和解調書

・判決書

・和解調書

その他の事項 

17

栄典又は表彰に関する事項

栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯

栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書

・選考基準

・選考案

・伝達

栄典又は表彰の授与の結果を証明する文書

・受賞者名簿

18

文書の管理等に関する事項

文書の管理等

イ 法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書

・法人文書ファイル管理簿

ロ 取得した文書の管理を行うための帳簿

・受付簿

ハ 決裁文書の管理を行うための帳簿

・決裁簿

ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿

・移管・廃棄簿

19

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項(1の項から18の項までに掲げるものを除く。)

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する文書

・照会・回答文書

・取得文書

・議事概要・議事録

・配付資料

・報告書

備考

一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。

1 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書

2 会議等文書 会議その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合(この表において「会議等」という。)に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書

3 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

4 決裁文書 国立大学法人名古屋工業大学の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を国立大学法人名古屋工業大学の意思として決定し、又は確認した法人文書

 本表の第三欄は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、国立大学法人名古屋工業大学における重要な経緯が記録された文書である。

 

 


別表第2(第12条関係)

 

法人文書保存期間基準

 

○教務関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・学籍簿及び成績原簿

・学位の授与に関するもの

・その他無期限保存の必要があると認められるもの

無期限

 

・学生の身分の異動等に関するもの

・学生定員に関するもの

・他大学等との単位互換に関するもの

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・教育課程に関するもの

・入学者の選抜資料に関するもの

・授業計画書(シラバス)

・懲戒に関するもの

・研究生等(非正規生)に関するもの

・留学生の受入れに関するもの

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・授業時間割

・入学料,授業料等の免除に関するもの

・健康管理に関するもの

・就職に関するもの

・表彰に関するもの

・奨学金に関するもの

・保険に関するもの

・学生寮の入退寮に関するもの

・国際交流会館の入退館に関するもの

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

・学生団体に関するもの

・各種統計調査に関するもの

・課外教育に関するもの

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・入学試験の答案

・講義室等の管理・使用に関するもの

・各種証明書発行に関するもの

・福利厚生施設等の利用に関するもの

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

 

○ 研究支援関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・学術交流協定

・放射線同位元素等の使用の許可等に関するもの

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・発明及び特許出願等に関するもの

20

 

・高圧ガス製造施設に対する承認申請及び保安検査に関するもの

・国際規制物資の受入れ等に関するもの

・教育研究施設の評価に関するもの

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・科学研究費補助金の申請等に関するもの

・共同研究,受託研究,奨学寄附金の受入れ等に関するもの

・各種学術研究助成等に関するもの

・学術交流基金に関するもの

・産学官連携に関するもの

・各種研究員等の受入れ等に関するもの

・海外先進教育研究実践支援プログラムに関するもの

・国際協力事業団からの受託研修員の受入等に関するもの

・外国人研究者の招へいに関するもの

・国際研究集会派遣に関するもの

・国際シンポジウムに関するもの

・放射性同位元素等の使用に伴う測定結果に関するもの

・寄附講座及び寄附研究部門に関するもの

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(当該職員の離職後)

(期間終了後)

 

・研究者総覧に関するもの

・各種研究員等身分証明書発行台帳

・各種統計調査に関するもの

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・各種研究助成の公募に関するもの

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・各種研究助成等への申請書等の写し

・その他1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

 

○学術情報関係

文書の類型

保存期間

備考

・蔵書目録

・図書原簿

・蔵書統計及び利用統計

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・図書資産管理に関する取扱要項等の文書

・学術情報基盤に関する取扱要項等の文書

・利用サービスに関する取扱要項等の文書

・文献複写及びレファレンスに関する取扱要項等の文書

・館間相互協力及び連携に関する取扱要項等の文書

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・図書館関係会議に関する文書

・図書館広報誌冊子

・外国雑誌購読及び製本契約に関する文書

・図書資産管理に関する文書

・文部科学省調査・統計報告に関する文書

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

・図書館調査・統計報告に関する文書

・図書貸出業務に関する文書

・文献複写に関する文書

・図書館広報誌の作成に係る文書

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・簡易な図書館調査・統計報告文書

・図書購入申込書等選書関係文書

・図書館資料及び施設整備の利用関係文書

・館間相互協力及びレファレンス関係文書

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

 

○ 管理運営関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・法人登記に関するもの

・公印の制定,廃止及び改刻に関するもの

・大学の教育,研究及び事務組織の設置並びに改廃に関するもの

・学部・学科・講座・学科目等の設置及び改廃に関するもの

・法令・規則・通達等で法人の規則の規範となるもの

・諸規則の制定・改廃に関するもの

・学長の選考に関するもの

・大学の沿革記録に関するもので重要なもの

・役員会,経営協議会,教育研究評議会及び教授会の記録に関するもので重要なもの

・法人が発行する広報・学報・職員録等(保存用)

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・文部科学省からの諸令達・通達及び往復書簡で重要なもの

・入学式,学位記授与式,その他法人が主催する記念行事に関するもので重要なもの

・大学の沿革記録に関するもの

・訴訟に関するもの

・各種委員会の記録に関するもので重要なもの

・中期目標・中期計画に関するもの

・法人及び大学の評価に関するもの

・各種統計調査に関する重要なもの

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

 

 

 

(訴訟終結後)

 

・文書処理に関する表簿

・文部科学省からの諸令達・通達及び往復書簡

・入学式,学位記授与式,その他法人が主催する記念行事に関するもの

・学長会議等に関するもので重要なもの

・役員会,経営協議会,教育研究評議会及び教授会の記録に関するもの

・各種委員会の記録に関するもの

・公印使用簿

・学術講演会の実施に関するもの

・各種統計調査に関するもの

・文部科学省等への報告等で重要なもの

・法人が発行する広報・学報・職員録等に関するもの

・後援名義に関するもの

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

・3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・学内通知文書

・陳情,請願に関するもの

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・学長会議等に関するもの

・文部科学省等への報告等

・週間・月間予定

・会議室などの使用に関するもの

・その他1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

 

○ 人事関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・役員及び職員の人事記録

・職員の定員に関すること

・その他無期限保存の必要があると認められるもの

無期限

 

・名誉教授の称号授与に関するもの

・役員及び常勤職員の任免に関するもの

・役員及び常勤職員の分限,懲戒に関するもの

・職員の災害補償に関するもの

・恩給に関するもの

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・叙位叙勲,褒賞,表彰に関するもの

・役員及び職員の給与に関するもの

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・非常勤職員の任免に関するもの

・出勤簿等の勤務時間に関するもの

・超過勤務命令簿

・旅行命令簿

・役員及び職員の退職手当に関するもの

・職員の健康管理及び安全管理に関するもの

・財形に関するもの

・社会保険に関するもの

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

・職員の研修に関するもの

・職員の渡航に関するもの

・労働組合に関するもの

・役員及び職員の兼業に関するもの

・各種統計調査に関するもの

・労使協定に関するもの

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

 

 

 

(期間終了後)

 

・レクリエーションに関するもの

・身分等の証明に関するもの

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・1年以上の保存を必要と要しない軽微なもの

1年未満

 

 


○ 会計及び施設関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・財務諸表

・資産台帳

・資産の登記等に関する文書

・資産(物品を除く。)の寄附受入に関する文書

・資産の承継に関する文書

・資金計画書及び収支予算書

・宿舎現況記録

・土地建物等の取得等に関する文書

・諸官庁等への届出に関するもので重要なもの

・その他30年保存の必要があると認められるもの

30

 

・概算要求に関する文書

・運営費交付金及び施設費に関する文書

・資産監守及び防火に関する文書

・工事に関する設計図書等

・会計帳簿

・決算書類(財務諸表を除く。)

・小切手原符

・消費税に係る帳簿

・消費税に係る報告書に関する文書

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・伝票及び証憑

・寄附金の経理に関する文書

・補助金の経理に関する文書

・契約に関する文書

・現金出納簿

・債権管理簿

・債権発生通知及びこれに関する文書(徴収決定に関する決議書を含む。)

・支出簿

・徴収簿

・その他7年保存の必要があると認められるもの

7年

 

・官公需契約実績額等に関する文書

・収入・支出報告書等に関する文書

・予算配分に関する文書

・物品管理簿

・物品供用簿

・物品使用簿

・物品請求書及び命令書

・物品の貸付・譲与に関する文書

・物品の寄附に関する文書

・勤務時間報告書

・職員別給与簿

・基準給与簿

・給与等の口座振込に関する文書

・建物の新築及び増改築に関する文書

・会計機関の異動に関する文書(取引関係通知書に係るものを含む。)

・実地監査等に関する文書

・内部監査に関する文書

・政府調達に係る苦情処理に関する文書

・政府調達の調査・統計に関する文書

・資産の使用に関するもの

・資産の借入に関する文書

・資産の除却及び物品の不用決定に関する文書

・亡失・損傷等に係る文書

・資産課税に関する文書

・所得税等に関する文書

・毒劇物等の管理に関する文書

・現金領収証書受払簿

・小切手受払簿

・その他5年保存の必要があると認められるも

5年

 

・宿舎の入退居等に関する文書

・工事契約・施行に関する報告に関するもの

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・政府調達に関する官報掲載に関する文書

・構内警備に関するもの

・職員会館の利用に関するもの

・入構・駐車許可に関する文書

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

 

教育・研究関係文書

文書の類型

保存期間

備考

・博士論文

・その他10年保存の必要があると認められるもの

10

 

・RI施設入退室記録

・各種研究助成金に関する申請書

・外部機関に提出した報告書

・学年末・中間試験問題

・卒業論文・修士論文

・その他5年保存の必要があると認められるもの

5年

 

・専攻等会議関連文書

・教員選考関係書類

・論文審査関係文書(審査基準等)

・指導学生の身上書

・就職関係資料(求人リスト等)

・その他3年保存の必要があると認められるもの

3年

 

・実験機器利用記録

・学年末・中間試験答案(学生に返却するものを除く。)

・学生が提出するレポート・小テスト等(返却するものを除く。)

・学業成績報告書

・進路指導関係文書(面談メモ等)

・その他1年保存の必要があると認められるもの

1年

 

・1年以上の保存を要しない軽微なもの

1年未満

 

備考 本表に定める保存期間について、人事院規則その他の規定・通知等により別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。 

 

 

 


別表第3(第16条関係) 保存期間満了時の措置の設定基準

 

 法第1条の目的において,「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が,健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として,主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ,法第4条において,経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け,検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており,以下の【T】〜【W】のいずれかに該当する文書は,「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり,保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

 

【T】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程,決定,実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書

【U】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書

【V】国民を取り巻く社会環境,自然環境等に関する重要な情報が記録された文書

【W】国の歴史,文化,学術,事件等に関する重要な情報が記録された文書

 

別記様式(第14条第1項関係)

 

法人文書ファイル管理簿

 

文書分類

法人文書ファイル名

(小分類)

作成・取得者

作成・取得年度

起算日

保存期間

 

大分類

中分類

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

保存期間満了日

媒体の種別

保存場所

管理者

保存期間満了時の措置

備考