名古屋工業大学事務局等共有フォルダ運用要領

 

平成21年3月19日制定

 

 (目的)

1 この要領は,名古屋工業大学事務局等で利用するシンクライアントの共有フォルダ(以下「Xフォルダ」という。),画像取り込み用フォルダ(以下「Yフォルダ」という。)及び長期保存用フォルダ(以下「Wフォルダ」という。)の運用に関し必要な事項を定め,当該フォルダ上のファイルに係るアクセス権管理,情報検索等を円滑に実施することを目的とする。

 (定義)

第2 この要領において次の各号に掲げる用語の定義は,当該各号の定めるところによる。

 一 ファイル 電子的に作成されたすべての文書

 二 フォルダ ファイルを格納する領域

 三 管理者 フォルダの利用実態の監視及び運用に関する指導等を行う者

 四 利用者 ファイル及びフォルダ(以下「ファイル等」という。)を利用するアクセス権を付与された者

 五 アクセス権 フォルダに対する作成,更新,削除,参照等の権限

 六 事務局等 次の組織を示す

  ア 名古屋工業大学事務組織規程第2条及び第3条に掲げる組織

 イ 名古屋工業大学技術部組織規程第3条に掲げる組織

 (ファイル等の作成及び削除)

第3 ファイル等を作成する場合は,検索等が容易に行えるよう当該ファイル等の名前は別表1に掲げる命名規約を基準として付与するものとする。

2 管理者及び利用者は,ファイル等が不要となった場合は直ちに削除するものとし,管理すべきフォルダ全体における適切な容量の確保に努めなければならない。

3 管理者は,利用者に対し,第1項によるファイル等名の付与,不要ファイル等の削除について,管轄するファイル等の整理を指導しなければならない。

 (Xフォルダ)

第4 事務局等におけるファイル等の共有及び受渡しのため,Xフォルダの下に次の各号に掲げるフォルダを設置する。

 一 事務局フォルダ

 二 組織フォルダ

 三 特定業務専用フォルダ

 四 学外持出しフォルダ

2 Xフォルダの直下には,第1項各号に定めるフォルダ以外のファイル等の作成を禁止する。

 (管理者)

第5 各フォルダに別表2に定める管理者を置く。

2 管理者は,当該事務局等の担当者に管理業務を代行させることができる。

 (事務局フォルダ)

第6 事務局フォルダは,組織間のファイル等の受渡しのみに用いることとし,受渡し完了と同時に当該ファイル等を削除しなければならない。

2 管理者は,事務局フォルダにおいて同一のファイル等が1月以上残存していることを確認した場合は,直ちに当該ファイル等を削除することができる。

 (組織フォルダ)

第7 組織フォルダは,組織内のファイル等の共有又は受渡しに用いるものとする。

2 組織フォルダの詳細な運用方法は,当該フォルダの管理者が必要に応じて別に定める。

3 組織フォルダとして付与するフォルダ名は,事務局等の各組織名とする。

 (特定業務専用フォルダ)

第8 組織間で特定業務の遂行上,特にファイル等の受渡しに利用者制限が必要な場合は,特定業務専用フォルダを設置することができる。

2 特定業務専用フォルダを設置及び削除並びにアクセス権の設定を変更する場合は,別に定める特定業務専用フォルダアクセス制限情報登録申請書により申請を行う。

 (学外持出しフォルダ)

第9 名古屋工業大学事務用電子的情報資産の外部記憶媒体取扱要領の基づき設置する。

2 当該フォルダの下にXフォルダに準じた組織フォルダを設置する。

 (室等限定フォルダ)

第10 各組織において業務上必要と認められた場合,当該組織フォルダの下に室・担当等(以下「室等」という。)限定フォルダを設置し,当該フォルダ単位でアクセス権を付与することができる。

2 室等限定フォルダにアクセス権を設定及び変更する場合は,別に定める室等限定フォルダアクセス制限情報登録申請書により申請を行う。

 (Yフォルダ)

第11 文書・画像等の電子的な取り込みを行うため,Yフォルダの下に事務局等ごとにフォルダを設置する。

2 Yフォルダに作成されたファイルは,当日中に他のフォルダ等に移動しなければならない。管理者は,Yフォルダにファイルが残存していることを確認した場合は,直ちに当該ファイルを削除することができる。

 (Wフォルダ)

第12 資料的価値があり長期保存を必要とするデータ等を保存するため,Wフォルダを設置する。

2 Wフォルダの下には,Xフォルダに準じたフォルダ構成及び取扱いとすることができる。

3 Wフォルダに保存するデータは,Xフォルダ等のデータと重複してはならない。

 (管理)

第13 Xフォルダ,Yフォルダ及びWフォルダの運用管理全般に関する業務は,情報基盤センターの協力を得て,学術情報課において行う。

 (雑則)

第14 この要領に定めるもののほか,共有フォルダの運用に関し必要な事項は別に定める。

   附 記

 この要領は,平成21年3月19日から実施する。

   附 記

 この要領は,平成21年5月1日から実施する。

   附 記

 この要領は,平成21年8月1日から実施する。

   附 記

 この要領は,平成22年4月1日から実施する。

 附 記

 この要領は,平成23年4月1日から実施する。

   附 記

 この要領は,平成24年8月1日から実施する。

附 記

 この要領は,平成24年9月6日から実施する。

 


別表1(第3第1項関係)

1)フォルダ命名規約

第一階層

第二階層

第三階層

第四階層

第7の3に定めるフォルダ名

委員会,会議等名

開催年度

開催回数 等

係名

業務年度

業務名

所管規則類

規則等名

改正(予定)年月日

国立大学法人名古屋工業大学法人文書管理規則第8条別表第1の法人文書の類型を参酌して内容を簡潔に表す

年度,事業名,場所等の一定群に分類し内容を簡潔に表す

左記による分類からさらに細分し内容を簡潔に表す

※ 第二階層以下は,管理者の裁量により階層の入替え又省略ができるものとする。

 

2)ファイル命名規約

次に掲げる事項を組み合わせて付与する

一 作成年度または年月日

二 部局名

三 会議名,調書名,所掌事項等内容を簡潔に表すもの

四 その他必要な事項

 

別表2(第5第1項関係)

フォルダ名

管理者

Xフォルダ

 

・事務局フォルダ

学術情報課長

・組織フォルダ

各課,室等の長

・特定業務専用フォルダ

当該業務を所掌する管理者又は学術情報課長が指名した者

・学外持出しフォルダ

当該組織フォルダの管理者

Yフォルダ

当該組織フォルダの管理者

Wフォルダ

Xフォルダの各フォルダに準じた管理者