名古屋工業大学教員の所有する個人情報の取扱ガイドライン

 

平成21年7月29日制定

 

はじめに

 このガイドラインは、名古屋工業大学教員の所有する個人情報管理規程(平成21年7月29日制定)に基づき、名古屋工業大学の教員(非常勤講師を含む。)が所有する個人情報の具体的な取扱方法を定め、適正に管理することを目的とする。

 

1.対象となる個人情報

  本学の業務を遂行するために必要な個人を特定できる情報とする。

  (該当例)学業成績、進路指導情報、生活指導情報、教員選考に関する書類、入試に関する個人情報

  (非該当例)

    学会名簿、個人の交友名簿

 

2.個人情報の利用目的の明示

  対象となる個人情報を含むファイル等を共有する場合は、ファイル名等にその利用目的が分かる名称を付与する。

 

3.個人情報の保管

 3.1 電子的情報

   個人情報を電子ファイルに記録した後にパスワード設定を行う。さらに保存先のPCについてパスワード設定を行う。

共有する個人情報については、教職員ポータルのファイル共有に記録し、適切なアクセス制限を付与する。

 3.2 外部媒体及び紙媒体

  施錠可能な棚や引き出し等に保管する。

 

4.学内における個人情報の移動

 4.1 電子的情報(外部媒体への保存)

個人情報を移動させる際は、暗号化が可能な外部媒体を用いる。

4.2 電子的情報(電子メールの利用)

電子メールを利用した個人情報の受渡しが必要な場合は、業務メール(教職員ポータルのメール)を利用し、暗号化を行う。(親展メールを利用する。)

 4.3 外部媒体及び紙媒体

   移動中は、常に持ち歩くこととし、漏えい及び紛失の防止に努める。

 

5.個人情報の廃棄

 5.1 電子的情報

利用を終えた後、直ちに消去を行う。

5.2 外部媒体(書換え可能メディア)

メディアの内容が完全に消去(復元できない状態にすること。)されていることを確認してから、廃棄する。

5.3 外部媒体(書換え不可メディア(CD-R等))

媒体そのものを破壊するなど物理的に読み出し不可能な状態にする。

 5.4 紙媒体

   シュレッダーによる裁断又は溶解を行う。