名古屋工業大学統一データベースの管理・運用要項

 

平成231025日 制定

 

(趣旨)

第1 この要項は名古屋工業大学情報セキュリティポリシー(平成17年3月8日制定。以下「情報セキュリティポリシー」という。),名古屋工業大学情報システム運用管理規程(平成18年3月22日制定)及び名古屋工業大学事務局等情報資産取扱ガイドライン(平成191218日制定)に基づき,名古屋工業大学(以下「本学」という。)が保有する統一データベース(以下「統一DB」という。)の管理及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。

(目的)

第2 統一DBは本学における全学的に統一した情報基盤の構築に基づき,個人データ,組織データ,ID認証・管理・セキュリティ設定等を一元管理し,大学運営の諸活動に関するデータの収集蓄積及び体系的な利用を行うことで,本学の業務運営等に機動的かつ効率的に対応することを目的とする。

(定義)

第3 この要項において次の用語の意義は当該各号に定めるところによる。

一 構成員 統一DBに登録されている本学の役員,職員,その他本学に雇用されている者,本学の学生等をいう。

二 部局等 領域,教育類,専攻,教育研究センター,産学官金連携機構,工学教育総合センター,留学生センター,情報基盤センター,リスクマネジメントセンター,若手研究イノベーター養成センター,ダイバーシティ推進センター,ものづくりテクノセンター,先進セラミックス研究センター,極微デバイス次世代材料研究センター,窒化物半導体マルチビジネス創生センター,創造工学教育推進センター,サイバーセキュリティセンター,保健センター,国際交流推進室名古屋工業大学事務組織規程(平成16年4月1日制定)第2条に定める室及び第3条に定める事務局の各課並びに技術部をいう。

三 個人データ 個々の構成員が登録するデータをいう。

四 組織データ 部局等の活動を表すもので,部局等において組織的に登録するデータをいう。

五 管理 特定の情報サービスを利用者に提供するために必要な情報システムのハードウェア及びオペレーティングシステム並びに特定の情報サービスを利用者に提供するためのアプリケーションが必要とするソフトウエア環境,情報システム自体のネットワーク接続環境等を適切に制御及び維持することをいう。

六 運用 情報システムの特定の情報サービスを利用者に提供するためのアプリケーション等を適切に制御及び維持することをいう。

(管理及び運用)

第4 統一DBに関し,管理及び運用の統括は本学の全学情報システム総括責任者(以下「CIO」という。)で,具体的な管理及び運用の業務は情報化推進本部全学情報支援室と情報基盤センターが協力して行う。統一DBの管理及び運用に当たっては本学情報セキュリティポリシーに準拠し,不正アクセスの防止その他の必要なセキュリティ対策を講ずるとともに個人情報の保護に努めるものとする。

2 CIOは,統一DBの管理及び運用に係る方針について検討を行うものとする。

(構成及び項目)

第5 統一DBは,基礎データ,組織基礎データ等により構成し,順次データ範囲の拡張を行い,本学の基本的な情報データを集約する。

2 統一DB項目の設定変更等は,当該項目のデータ運用に関連する部局等において検討し,CIOの了承を得た後,当該項目の関連部局等と情報基盤センターが協力して行う。

3 前項において,CIOの了承は,別紙1の統一DBの項目設定変更等申請書を提出し,承認を得るものとする。

4 CIOは,統一DBの項目設定変更等申請を承認した場合には,その項目を所掌する部局等を「管理部局」及びその項目の利用権限を与える部局等を「利用範囲」として決定する。

(データの登録等)

第6 個人データへの登録及び更新は,各構成員が行わなければならない。

2 組織データへの登録及び更新は,各部局等が行わなければならない。

(データの登録内容の点検等)

第7 統一DBに登録された個人データ及び組織データの登録内容については,登録した構成員及び部局等がそれぞれ点検等の責任を負う。

(部局管理責任者)

第8 部局等に,当該部局等における個人データ及び組織データのデータ運用に関する業務を総括させるため,部局管理責任者を置く。

2 部局管理責任者は,部局等の長をもって充てる。

(データの利用等)

第9 統一DBに登録されたデータ利用の統括は,CIOが行い,部局等は,次に掲げる場合に限り利用することができる。ただし,CIOが業務遂行上必要であると認め,了承した場合は,この限りでない。

一 本学の業務運営への対応

  ア 「利用範囲」のデータを利用する場合

イ 統一DBを利用して情報収集可能な業務については,構成員に統一DB以外の方法でデータ収集を行ってはならない。

二 各種評価への対応

ア 本学の教育研究活動及び大学運営等(以下「教育研究活動等」という。)の現状分析による自己点検・評価

イ 国立大学法人評価委員会の評価及び認証評価機関の認証評価

ウ 教員の個人業績評価

三 本学の広報・情報提供への対応

  ア 大学評価・学位授与機構をはじめとする公的機関等への大学情報の提供

  イ 本学の教育研究活動等の社会等への情報発信

  ウ 研究者情報の集約化と情報発信

  工 社会等への説明責任を果たすための情報公開

2 統一DBに登録されたデータについては,次に掲げる場合に限り学外に提供することができる。ただし,CIOが業務遂行上必要であると認め,了承した場合は,この限りでない。

 一 法人評価を受けるために国立大学法人評価委員会に提出する場合

 二 認証評価を受けるために認証評価機関に提出する場合

三 国立研究開発法人科学技術振興機構が行う新世代研究基盤リサーチマップ(researchmap)の調査に対し回答する場合

四 独立行政法人大学改革支援・学位授与機構が運営する大学ポートレートに提供する場合

 五 本学又は本学構成員の活動状況に関して社会等への情報発信を行う場合

(データの利用に係る手続)

第10 第9において,CIOの了承を必要とする利用の場合には,別紙2の統一DBのデータ利用申請書を提出し,承認を得るものとする。

(離籍した構成員のデータの取扱い)

第11 退職,卒業等により本学を離籍した構成員のデータは,在籍者の個人データと区別した上で,統一DB内に保存しておくものとする。

(CIOの承認)

第12 CIOは、第5第3項及び第10承認にあたっては、情報化推進本部の意見を聞くものとする。

(保有個人情報の管理)

第13 統一DBにおける保有個人情報の取扱いについては,国立大学法人名古屋工業大学の保有する個人情報の保護等に関する規程(平成17年3月22日制定)の定めるところによる。

(その他)

第14 この要項に定めるもののほか,統一DBの管理及び運用に関し必要な事項は,CIOが別に定める。

   附 記

 この要項は,平成231025日から実施する。

   附 記

 この要項は,平成24年8月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成25年4月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成25年8月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成2612月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成27年4月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成28年4月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成29年3月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成29年4月1日から実施する。

附 記

 この要項は,平成2910月1日から実施する。

 


別紙1

名古屋工業大学統一データベースの項目設定変更等申請書

 

平成  年  月  日

全学情報システム総括責任者CIO  殿

部局等の長・印

 

 このたび,下記の内容で統一データベースの項目を設定したいので申請します。

 

希望管理部局名

 

具体的な

項目内容の詳細

 

データ登録対象

希望利用可能範囲

希望利用開始日

年   月   日

 

 

 

情報基盤センター許可欄

許可・不許可

 □許可    □条件(                             )

 □不許可    理由(                             )

年月日

平成   年   月   日

情報基盤センター長

                                 印

 

CIO承認欄

承認可否

□承認   □その他(                     )

年月日

平成   年   月   日

CIO

                                 印

 


別紙2

名古屋工業大学統一データベースのデータ利用申請書

 

平成  年  月  日

全学情報システム総括責任者CIO  殿

部局等の長・印

 

 このたび,下記の内容で統一データベースのデータを利用したいので申請します。

 なお,利用にあたっては,本学の個人情報保護関連規定等を遵守するともに記載目的以外のデータ利用は行いません。また,データ利用の目的・期間終了後は直ちにハードディスクなど記録媒体からのデータ消去や紙媒体などの廃棄を適切に行います。

データ利用者

(所属)

 

(氏名)

 

具体的な

利用内容の詳細

 

必要なデータ範囲

(具体的内容・内訳)

 

データ利用期間

       年   月   日  〜        年   月  日 (最長3月間)

学外への

データ提供の有無

 

データ提供先

データ利用後の

データ破棄処理

(具体的なデータ破棄のための実施予定方法を記入)

 

 

情報基盤センター許可欄

許可・不許可

 □許可    □条件(                             )

 □不許可    理由(                             )

年月日

平成   年   月   日

情報基盤センター長

                                 印

 

CIO承認欄

承認可否

□承認   □その他(                     )

年月日

平成   年   月   日

CIO

                                 印